Digitalisation des entreprises

Les dénominateurs communs des fonctionnalités intranet

Si pratiquement tous les projets regroupent les fonctionnalités standards : présentation d'informations et de données internes, actualités groupe et filiales, annuaire-trombinoscope, gestion électronique de documents, médiathèque, forums, sondage/enquête, politique de ressources humaines et mouvement de personnels... ou et bénéficient de fonctions transverses du type partages, commentaires, notifications... la différence majeure avec les applications et sites internet, et souvent le point le plus complexe à définir, est la gestion des droits des utilisateurs et la liaison avec le système d'information de l'entreprise.

Chaque intranet a sa personnalité

Si les grands principes intranet se retrouvent quasi systématiquement dans tous les projets, chaque projet possède sa propre ligne conductrice. Elle est le reflet des objectifs de l'entreprise et de son secteur d'activité, mais aussi de la culture d'entreprise, de la tonalité de management... c'est en ce sens aussi que les projets intranet sont passionnants à concevoir et à réaliser.

Certains intranet vont être orientés vers le partage d'informations, très axés communication interne, par exemple pour créer de la transversalité entre les établissements ou les filiales d'une entreprise, et favoriser le sentiment d'appartenance à un Groupe. D'autres avec des informations plus techniques, et des outils de veille de la concurrence et des marchés, sont envisagés sous l'angle d'un réel outil de gouvernance. La connotation RH, intégrant les enjeux de connaissance des métiers et des enjeux d'évolution de carrière est plus ou moins présente, mais jamais totalement absente.

Travail collaboratif et réseaux sociaux d'entreprise

Si des fonctionnalités orientées RSE sont mises en place, c'est par petite touche, essentiellement au travers d'applications métiers développées pour répondre à 100% à une problématique interne. Le travail collaboratif, tout le monde en parle, pas un projet sans qu'il soit envisagé, mais il n'est pas toujours si simple à mettre en œuvre de façon globale et massive. Ces fonctions de travail en commun nécessitent encore davantage une conduite du changement selon la maturité des différents métiers de l'entreprise.

Pas à pas, module par module

Il faut respecter le degré de maturité des entreprises et commencer simple et efficace. Si les objectifs fixés à moyen terme peuvent être ambitieux, et il est intéressant qu'ils le soient, la mise en œuvre d'un intranet, à fortiori la première version, doit à notre sens être emprunt de pragmatisme : asseoir les fondamentaux d'un intranet et, pour certaines fonctions clefs, se révéler incontournable. Envisager l'application comme très évolutive et modulaire afin de pouvoir, au fur et à mesure, ajouter des fonctionnalités.

Intervenant aussi bien au niveau de l'audit et conception du projet, de la rédaction du cahier des charges, que de la réalisation à proprement parlé, au sein de Versio nous conseillons de sélectionner les fonctionnalités qui vont réellement apporter un "service plus" aux collaborateurs, et au fur et à mesure d'ajouter des fonctionnalités plus innovantes. Ensuite ce sont les services, les utilisateurs eux-mêmes qui feront remonter leurs besoins, définir leur propre module, et en faire la promotion en interne. A ce stade, plus personne ne se pose la question de l'intérêt de l'intranet, il est devenu l'application référente, le portail au service de tous les salariés.